Proces, strategie en beste manier van werken integreren bij gemeente Capelle a/d IJssel 
Bij de gemeente Capelle aan den IJssel komen proces, strategie en de beste manier van werken samen op de afdelingen HR en Duurzaamheid. Onze consultant Tim van den Berg deelt hier zijn ervaringen over zijn opdracht om deze twee afdelingen te helpen een paar eerste stappen te zetten.
De uitdaging bij de HR afdeling
De focus bij HR lag op het proces. Denk hierbij aan het proces van recruitment en het onboardingsproces. Ook voor gemeenten is er een krappe arbeidsmarkt en kandidaten zitten in een luxe positie. Snel je contract in handen hebben is belangrijk als werkgever, want voordat je het weet, vis je achter het net…
Het probleem was alleen dat onduidelijk was hoelang die processen momenteel duurden, maar ook welke doorlooptijd eigenlijk wenselijk was en hoe de doorlooptijd real-time gemonitord kan worden.
De aanpak: eerst de huidige situatie begrijpen
Via meerdere proces workshops zijn 6 HR-processen en 93 knelpunten in kaart gebracht. En via het gebruik van de impact en inspannings-matrix, i.c.m. de meeste aanvragen zijn we aan de slag gegaan met de verbeteringen.
Uitkomst en vervolg
Een van de eerste inzichten tijdens de sessies was het inzicht in elkaars taken.
‘’Goh, wat doen jullie eigenlijk veel!’’
Het samen oppakken van de geprioriteerde knelpunten, en daarmee eigenaarschap creëren over het proces was de logische vervolgstap. Naast het oppakken van de verbeteringen, kwam de vraag naar voren: ‘’hoe goed gaat het nu eigenlijk?’’
Daarmee was er behoefte aan inzicht in de performance; inzicht wat nu nog ontbrak en waarvoor een dashboard is ontwikkeld die real-time inzage geeft in de doorlooptijden, afwijkingen en to-do’s. Hiermee is de performance al verbeterd naar 90% binnen de gestelde doorlooptijd, een mooie prestatie!
De uitdaging bij de afdeling Duurzaamheid
De uitdaging op deze afdeling is een van de grootste uitdagingen van onze tijd.
Hoe kan Capelle duurzamer worden? En welke rol speelt en of neemt de gemeente hierin?
Aan deskundigheid geen gebrek! Maar wordt het programma Duurzaamheid op een juiste manier door vertaald naar de projecten? Hoe houden we meetbaar overzicht in onze projecten, en zorgen we ervoor dat deze op eenzelfde manier worden aangevlogen?
De opdracht was om een start te maken met het vinden van antwoorden op deze vragen, zodat het team hier vervolgens zelfstandig verder mee aan de slag kon gaan.
De aanpak: eerst de huidige situatie begrijpen
Om te toetsen of het team hetzelfde dacht over de richting als het MT, is er, geïnspireerd op onze 5P-piramide, gestart met een brede organisatie-analyse d.m.v. één-op-één interviews met alle teamleden.
Uitkomst en vervolg
Uit de analyse kwam naar voren dat er een sterke behoefte was aan:
- Een duidelijk doel en richting
- Een eenduidige project-aanpak
- Overzicht en inzicht van de projecten
- Meetbaarheid van de projecten
Om dit te realiseren zijn er twee werkgroepen opgezet die zich enerzijds focusten op het ontwikkelen van een OGSM, waarmee richting en meetbaarheid duidelijker werd, en anderzijds op ‘projectmatig werken’ waardoor er inzicht en overzicht was van alle projecten, incl. een eenduidige projectmatige aanpak.
Na het opzetten van de werkgroepen is de coördinatie en facilitatie overgedragen aan een ‘leidende coalitie’ die zorgdraagt voor het verdere succes van de werkgroepen. Een mooi resultaat voor deze afdeling!
Conclusie
Verandering begint bij urgentie en bewustwording dat er iets moet veranderen. Of dit nu gaat om een norm die niet gehaald wordt en een noodzaak om het proces beter te begrijpen (hoe lang mag iets duren), of een gedragen behoefte aan een duidelijker doel, de urgentie is het startpunt.
Via de urgentie worden de medewerkers in beweging gezet om actief mee te doen, wat terugkwam in bv. de werkgroepen, waar voortvarend te werk werd gegaan door het team.
Het mooiste resultaat was om te zien hoe de urgentie daadwerkelijk gevoeld werd en de drijfveer werd achter de pro-actieve acties.
Of, zoals de duurzaamheidsmanager aangaf nadat de opdracht was afgerond: ”We hebben hier echt op door kunnen bouwen”.
Eens sparren of wij binnen jouw organisatie samen successen kunnen behalen? Laat het ons weten!
t.van.den.berg@improvery.nl 06 – 10426873
Contactformulier
We nemen graag contact met je op!
