Procesoptimalisatie en strategie-executie bij de VNG 
Efficiënter werken aan gezamenlijke doelen
De Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) is dé belangenorganisatie voor alle Nederlandse gemeenten. Zij spelen een cruciale rol in het ondersteunen van gemeenten in het faciliteren en uitvoeren van kennisdeling, belangenbehartiging en dienstverlening.
De belangrijkste jaardoelen worden vastgelegd in de kadernota van de VNG, die vervolgens wordt uitgewerkt in het VNG-jaarplan en gekoppeld aan de VNG-begroting.
In 2023 kwam de behoefte naar voren om dit proces verder te optimaliseren. Improvery mocht hieraan bijdragen door een tijdelijke adviseur te leveren aan het team Kwaliteit & Concern Control. Dit team bewaakt de planning & control rondom het behalen van de organisatiedoelstellingen. Consultant Lizeth Abrahamsen nam deze uitdaging met beide handen aan.
“Met mijn achtergrond in de zorg was ik benieuwd hoe ik mijn vaardigheden kon inzetten in een domein dat ik niet kende. Kan ik ook hier waarde toevoegen, processen verbeteren en teams versterken? Mijn tijd bij de VNG was enorm leerzaam en waardevol. Ik kijk terug op een traject waarin mijn persoonlijke ambitie en de uitdagingen van de VNG samenkwamen in een succesvol resultaat.”
Procesoptimalisatie: van kadernota tot resultaten
Het doel was helder: het strakker inrichten van processen en het verhogen van de transparantie binnen de organisatie. Samen met collega’s uit verschillende disciplines binnen de VNG hebben we stappen gezet om het proces te verbeteren en te optimaliseren.
- Heldere rollen en verantwoordelijkheden: binnen het kernteam dat dit proces begeleidt, zijn rollen en verantwoordelijkheden gedefinieerd en is er een duidelijke overlegstructuur ingericht. Dit zorgt voor focus en efficiëntie in de uitvoering en sturing van het traject.
- Coaching in doelstellingen formuleren: teams werden begeleid in het formuleren van concrete, meetbare doelstellingen. Dit hielp niet alleen intern, maar ook bij het duidelijk maken aan gemeenten welke waarde de VNG levert.
- Portfolio als stuurinstrument: alle producten en diensten zijn gebundeld in een transparant portfolio. Dit geeft inzicht in de waarde die de VNG levert, gekoppeld aan doelstellingen, acties en begrotingen. Het portfolio werd een cruciaal instrument voor zowel externe communicatie als interne sturing.
- Gestructureerde projectplanning: voor het jaarlijks opstellen van de kadernota en het jaarplan is een duidelijke projectplanning ontwikkeld. Door te starten met het einddoel en vervolgens alle benodigde activiteiten terug te plannen, ontstond een overzichtelijk en herhaalbaar proces.
Meer dan alleen procesverbetering
Procesverbetering is slechts één kant van de medaille. Het verandertraject vroeg ook aandacht voor:
- Veranderbereidheid stimuleren: Hoe krijg je medewerkers mee in een nieuwe manier van werken? Het vergroten van draagvlak en coaching hierin stonden centraal.
- Balans tussen strategie en operatie: hoe zorg je voor de juiste balans tussen de strategische en operationele aspecten van het verandertraject? Hiervoor is het belangrijk om een sparringspartner op strategisch niveau te zijn, maar tegelijkertijd ook met ‘de voeten in de klei’ kan staan om de operationele aspecten te doorleven en in de kern aan te kunnen pakken.
Een belangrijk element in dit traject was het doorvoeren van een meerjarig perspectief, met bijbehorende begroting. Dit vroeg om durf: keuzes maken voor de toekomst betekent ook in het hier & nu knopen doorhakken. Heidagen met de directie werden georganiseerd om deze strategische discussies te faciliteren.
Daarnaast werden de jaardoelen in samenwerking met het team Kwaliteit & Concern Control verwerkt in een OGSM-model. Deze krachtige tool bood een helder stappenplan om visie om te zetten in concrete, uitvoerbare acties. Regelmatige overleggen zorgden voor onderlinge afstemming en een scherpere focus op resultaten.
Peter Kattenburg, strategisch adviseur VNG bedrijfsvoering:
“Lizeth heeft zich bij de VNG bezig gehouden met het stroomlijnen van het proces rondom het tot stand komen van de kadernota en de jaarplannen richting de Algemene leden vergadering. In korte tijd heeft Lizeth een centrale positie ingenomen en de regie naar zich toe getrokken in dit proces. Opvallend aan Lizeth is dat zij zich met groot gemak door de organisatie beweegt en bij alle lagen van de organisatie snel draagvlak weet te creëren. Dit bereikt zij door een goed gevoel te hebben voor welke problematiek er speelt en hoe de verbetering ingezet kan worden zonder dat ze de belangen van de betrokken uit het oog te verliest.”
Resultaat: een robuuste basis voor de toekomst
Dit traject heeft niet alleen geleid tot betere processen, maar ook tot een stevigere organisatie. De VNG is nu beter uitgerust om haar strategische doelstellingen te realiseren, met meer grip op de voortgang én de interne samenwerking.
Wil je meer weten over onze aanpak of hoe Improvery ook jouw organisatie kan ondersteunen? Neem dan contact met ons op, we helpen je graag!
l.abrahamsen@improvery.nl 06 – 42013377
