De kracht van OGSM 
In veel organisaties is men druk met de dagelijkse werkzaamheden en ligt de focus op het hier en nu. Altijd wel lijken er ergens brandjes te zijn die geblust moeten worden. Vraag jij jezelf ook wel eens af op welke manier jouw werk nu bijdraagt aan het grotere doel van je afdeling of je organisatie? En heeft jouw afdeling of organisatie wel een helder beschreven doel en strategie?
Het wordt onderschat hoe motiverend het is wanneer je snapt hoe jouw werk bijdraagt aan het grotere geheel. Dat stelt je namelijk ook in staat om betere keuzes te maken en prioriteiten te stellen in de dingen die je doet of eigenlijk zou moeten doen. En, niet onbelangrijk, welke problemen je moet oplossen die je nu verhinderen om je doel te bereiken.
Een handig middel om je hiermee te helpen is de OGSM-methode. Hiermee kun je effectief doelen stellen, deze meetbaar maken en concrete acties vaststellen. Binnen Improvery gebruiken we deze methode ook. De methode is heel praktisch, wat ervoor zorgt dat wij hem als bedrijf heel krachtig vinden. In deze blog leggen we kort uit wat de methode inhoudt en hoe je die kunt toepassen.
“De OGSM-methode is een eenvoudige, maar vooral effectieve methode voor teams en organisaties om focus en samenhang aan te brengen in doelen en strategieën.”
Berend Schilstra
De OGSM-methode
De letters ‘OGSM’ staan voor de vier onderdelen: Objective, Goals, Strategies en Measures. Straks zullen we deze stap voor stap kort toelichten. De essentie van de methode is dat je met elkaar als team of als managementteam, op letterlijk 1 A4-papier het teamplan beschrijft, van doel tot concrete acties. Dus geen lijvige documenten met pagina’s vullende wollige beschrijvingen van initiatieven, maar kort en krachtig wat je doel is als bedrijf of afdeling, welke keuzes je maakt om dat doel te bereiken en hoe je de voortgang daarop meet. De methode dwingt je om keuzes te maken en de focus te leggen op wat echt belangrijk is.
De kracht van visual management komt hier overduidelijk in terug, want als je teamplan op 1 A4’tje staat, is die ook makkelijk te delen. Handig als je moet samenwerken met anderen en je in één oogopslag kunt laten zien waarom en hoe anderen kunnen bijdragen!
OGSM-onderdelen kort toegelicht
De OGSM is een combinatie van kwalitatieve beschrijvingen van doelen, strategieën en activiteiten en kwantitatieve indicatoren (KPI’s). Immers, leuk een doel om bijv. de beste verzekeraar van Nederland te willen worden, maar waar meet je dat dan aan af en hoe houd je de voortgang dan in de gaten, zodat je ook weet of je onderweg moet bijsturen?
We kunnen je natuurlijk heel veel vertellen over de OGSM-methode. Ook omdat we als Improvery zelf deze methode hanteren, maar voor deze blog beperken we ons even tot de kern.
De OGSM-methode is overigens ook helder beschreven in het boekje ‘Businessplan op 1 A4’ door Marc van Eck en Ellen Leenhouts, dus als je wat meer wilt nalezen over de methode, is dat een handige boekentip.
Objective: een kwalitatieve beschrijving van je doelsituatie, in één zin. Deze is geformuleerd in termen van ‘doel-door-doen’. Bijv. ‘we verhogen onze omzet, door met onze klanten warme relaties op te bouwen’. De Objective is dus niet je missie of een slogan, maar beschrijft de stip op de horizon waar je naartoe werkt.
Goals: de kwantitatieve vertaling van je Objective in meetbare resultaten (indicatoren). Met de goals stel je vast op welke manier je de Objective gaat meten en welke normen je daarvoor stelt. Als je de Goals hebt behaald, is de Objective bereikt.
Strategies: een kwalitatieve beschrijving van wat je gaat doen om de Objective te halen. Net als de Objective, worden ook de Strategieën beschreven in één zin en in termen van ‘doel-door-doen’. In je OGSM bepaal je maximaal 5 Strategieën, dus je moet keuzes maken. De gedachte hierachter is dat wanneer je meer Strategieën zou kiezen, de kans groter is dat de focus verloren gaat en je uiteindelijk de Objective niet gaat halen.
Measures: deze bestaan uit een Dashboard en Acties. In het Dashboard meten we of iedere strategie op koers ligt en zo dus bijdraagt aan het halen van de Objective. In de Acties vertalen we de Strategie naar concrete actiestappen en komen we overeen wie de actiestappen uitvoert en wanneer deze gereed zijn. Meestal globaal voor een jaar en met meer diepgang voor het komende kwartaal.
Besprekingsritmiek – PDCA
Leuk zo’n plan natuurlijk, maar papier is geduldig. Ook een OGSM, want het is uiteindelijk ook maar een methode. Uiteindelijk gaat het erom dat je als team èn als individu een gezamenlijk doel hebt en begrijpt hoe je bijdraagt aan het bereiken ervan. Je zult dus op frequente basis de voortgang met elkaar moeten bespreken, zodat je ook kunt verbeteren op de onderdelen die achterblijven. En, heel belangrijk, ook successen worden zichtbaar en kunnen samen gevierd worden!
Kortom, richt met elkaar de PDCA-cyclus in en bespreek in een vaste ritmiek met elkaar:
- Plan: wat was ons plan deze periode voor onze goals en onze strategieën?
- Do: wat hebben we afgelopen periode gedaan?
- Check: liggen we met onze doelen en strategieën op schema of moeten we bijsturen?
- Act: wat gaan we komende periode (anders) doen?
De kracht van de OGSM
De OGSM-methode is een eenvoudige, maar vooral effectieve methode voor teams en organisaties om focus en samenhang aan te brengen in doelen en strategieën. De kracht van de methode laat zich zelfs ook in de letters van de OGSM omschrijven:
Overzichtelijk:
- Het teamplan staat op 1 A4 beschreven, dus je hebt als lezer meteen een overzicht van de doelstelling en de onderliggende resultaten die je wilt bereiken.
- Er zijn maar vijf strategieën en bijbehorende acties, dus het wordt snel duidelijk hoe deze met elkaar samenhangen en waar de focus op ligt.
- Je ziet meteen bij wie je moet zijn voor een bepaalde strategie, want ook de eigenaar staat vermeld.
- Handig om je OGSM op je teampagina te zetten of aan de muur te hangen, zodat ook andere teams weten waar jullie van zijn en waar je naartoe op weg bent.
- Ideaal voor nieuwe medewerkers om uit te leggen wat jullie plan is en hoe hij of zij kan bijdragen!
Gemeenschappelijk:
- Een OGSM maak je niet alleen, maar met elkaar als team. Door het samen te doen, ontstaat begrip èn draagvlak om ermee aan de slag te gaan.
- Je werkt samen aan het formuleren van de doelstelling. Vaak komt dit uit een brainstorm en formuleer je op basis van gemeenschappelijke termen een mooie doelstelling die iedereen aanspreekt.
- Voor de strategieën geldt hetzelfde. In de praktijk is dat soms best lastig, want je mag er maar vijf kiezen. Dit betekent dus ook dat je bepaalde zaken geen of minder aandacht geeft en dat doet soms een beetje pijn. Maar de keuzes maak je wel samen.
- Met elkaar bepaal je waar de focus ligt en wie eigenaar is. Betekent niet dat de eigenaar alles zelf doet. Per strategie kun je met collega’s een strategie-groep vormen die de acties en metingen op de strategie organiseert.
Stimuleert samenwerking:
- Strategieën staan niet op zichzelf, maar versterken elkaar. Wat je in de ene strategie doet, heeft impact op de andere, maar samen werken ze toe naar de Objective.
- Betekent dus ook dat je niet alleen binnen je eigen strategie samenwerkt, maar ook met collega’s van andere strategie-groepen. Sterker nog, ook de OGSM staat niet op zichzelf, want als team ben je onderdeel van een groter geheel.
- De OGSM helpt ook om de bijdrage die je als team levert en nastreeft te delen met andere teams in de organisatie en te bepalen hoe zij jullie kunnen helpen, of andersom
- Door de voortgang te meten en te bespreken met elkaar, ontstaat inzicht in eventuele problemen die opgelost moeten worden, en dat doe je ook samen.
Motiverend:
- Doordat een OGSM door het team zelf is opgesteld, begrijpt iedereen de richting en de uitvoering.
- Iedereen komt naar zijn werk om zinvol werk te doen, dus dan is het motiverend als je weet dat jouw werk bijdraagt aan het bereiken van jullie doel. Je kunt dus zelf het verschil maken voor je team, hoe leuk is dat!
- Door te meten en te bespreken hoe het gaat, welke successen je al hebt bereikt en met elkaar bepaalt wat een volgende stap is, vergroot je de betrokkenheid bij het werk en bij elkaar.
- De OGSM legt de verantwoordelijkheden heel duidelijk in het team en bij het individu. Hierdoor ontstaat de situatie dat je als teamlid beter in staat bent om zelf of als strategie-groep keuzes te maken en initiatieven te nemen in het licht van de OGSM!
Als je wilt dat de energie van collega’s dezelfde richting op gaat, dat je met elkaar keuzes maakt in het licht van het hogere doel en dat je samen díe problemen gaat oplossen die jullie nu nog verhinderen om je doel te bereiken, dan is de OGSM-methode een handige manier om toe te passen. Inclusief de bijbehorende PDCA-cyclus uiteraard!
Wil je weten hoe je deze methode kunt toepassen of heb je als team behoefte aan ondersteuning bij een goede prestatiedialoog? Laat het ons weten, wij helpen je graag verder!
