Drie best practices bij de uitrol van een continu verbeteraanpak In zomer van 2022 heb ik een blog geschreven over het belang van het creëren van eigenaarschap in teams om continu te blijven verbeteren.
Aanleiding was een pilot bij een van onze opdrachtgevers om een continue verbeteraanpak te implementeren. Na een succesvolle pilot, hebben we ervoor gezorgd dat deze verbeteraanpak breed wordt toegepast.
Resultaten
- Uniforme verbeteraanpak voor 15 business lines (meer dan 150 teams);
- Eigenaarschap is gecreëerd door in iedere business line en teams verbeterrollen te benoemen en hen te trainen (Lean Yellow-belt) en te coachen;
- Meer dan 650 verbeterideeën zijn ingediend. 1/3 daarvan is ook geïmplementeerd.
Mooie resultaten waar we natuurlijk trots op mogen zijn! Toegegeven, het pad ernaar toe was soms kronkelig en kende hobbels. Wel leverde dit bruikbare leerpunten op. Wil je hierover meer weten? Lees dan verder.
Drie best practices bij de uitrol van een continu verbeteraanpak bij een van onze opdrachtgevers.
1. Zorg voor ondersteuning en draagvlak op MT-niveau
Deze heb ik ook benoemd in mijn eerdere blog. En dat is niet voor niets.
Het is van belang dat er een sponsor in het MT is voor de verbeteraanpak. Hij/zij kan het draagvlak creëren binnen het MT en zo de benodigde besluitvorming voor de uitrol versnellen. Een belangrijke les hierbij: help de sponsor zijn/haar rol te vervullen, zodat er draagvlak blijft, ook tijdens en na de uitrol van de verbeteraanpak. Dat klinkt logisch, maar toch hadden we achteraf de rol van de sponsor in het MT nog wel wat meer kunnen inzetten en benutten om lastige hobbels weg te werken.
2. Organiseer eigenaarschap in de teams en daarbuiten
Benoem in iedere business line en teams verbeterrollen en train hen in de beginselen van Lean. Zo heeft bij deze opdrachtgever iedere vestiging een vertegenwoordiger, de verbetercoördinator. Alle verbetercoördinatoren tezamen besluiten gezamenlijk over de prioritering van de ingediende verbetervoorstellen. Kortom, de interne klant bepaalt wat het meest waardevol is.
Ieder team (meerdere per vestiging) heeft vervolgens een verbetercoach. De verbetercoach is een teamlid dat intrinsiek gemotiveerd is om continu te verbeteren en hiervoor Lean-vaardigheden beheerst. De verbetercoach is verantwoordelijk voor het ophalen en uitwerken van verbetervoorstellen vanuit het team.
Door deze rollen neer te zetten en de medewerkers te trainen ontstaat er enthousiasme voor de verbeteraanpak. Bij onze opdrachtgever ontstond er, na de uitrol en training bij de eerste teams, steeds meer vraag vanuit verschillende business lines om ook mee te kunnen doen. Gaaf natuurlijk! Belangrijk vonden we om de verbetercoaches zo snel mogelijk te trainen en te coachen. Dat hebben we ook gedaan. Daarna is het echt een kwestie van doen! Mooi inzicht: de vestigingen en teams die voortvarend aan de slag gingen, leerden het snelst.
3. Motiveer je medewerkers verbetervoorstellen aan te dragen en zorg tegelijkertijd voor voldoende verbetercapaciteit
Best cool: we hebben voor deze verbeteraanpak een VerbeterApp ontwikkeld. Waarom? Om ervoor te zorgen dat medewerkers blijvend gestimuleerd worden om (onderbouwde) verbeteringen aan te dragen. Deze VerbeterApp draagt hieraan bij, omdat het een laagdrempelige tool is om verbetervoorstellen in te dienen. En de tool zorgt ervoor dat de indiener altijd op de hoogte wordt gehouden over de status van zijn/haar verbetervoorstel. Eerder was het zo dat medewerkers geen enkel idee hadden wat er met hun idee werd gedaan. Nu wel.
Aandachtspunt: zorg voor voldoende verbetercapaciteit om verbetervoorstellen daadwerkelijk te kunnen uitvoeren. En tegelijkertijd, wees altijd helder naar de indieners van verbetervoorstellen over niet alleen de status, maar ook het verwachte moment van realisatie. Kortom; waarborg executiekracht en manage verwachtingen, zodat je medewerkers blijvend gemotiveerd zijn om aan de slag te gaan met continu verbeteren.
Wil je eens sparren over hoe deze best practices jouw organisatie gaan helpen bij continu verbeteren? Neem dan contact op met Marc van Doesburg of een van de andere Improvianen.
