Maak je doelstellingen concreet in KPI’s 
Wat zijn KPI’s?
Laten we beginnen met de betekenis van de afkorting KPI. KPI staat voor Key Performance Indicator of in het Nederlands Kritieke Prestatie Indicator.
Dit zijn indicatoren die in je organisatie of afdeling kunnen weergeven of belangrijke doelen ook daadwerkelijk gerealiseerd worden. Meestal heb je een aantal KPI’s nodig om de voortgang van een doel goed te kunnen meten.
Als voorbeeld: stel dat het Formule 1 team van Red Bull wereldkampioen wil worden, wat zijn dan mogelijke KPI’s om hiervan de voortgang te kunnen meten?
- Punten in het Constructeurskampioenschap: Het aantal punten dat het team verzamelt in het kampioenschap gedurende het seizoen. Dit zijn de punten die worden behaald door beide rijders.
- Punten van de rijder: Het aantal punten die elke rijder in het team verzamelt in het kampioenschap gedurende het seizoen.
- Race overwinningen: Het aantal races dat het team wint gedurende het seizoen.
- Betrouwbaarheid van de auto: Het aantal races waarin de auto van Red Bull Racing betrouwbaar presteert zonder technische problemen.
En zo zijn er natuurlijk nog veel meer KPI’s te bedenken.
Hoe bepaal ik mijn KPI’s?
Om je KPI’s goed te kunnen bepalen, moet je eerst goed begrijpen welke doelen je als organisatie of afdeling wilt halen. Deze doelen zijn gebaseerd op de Stem van de Klant en de Missie/Visie van de organisatie. Zodra je deze doelen goed hebt geformuleerd, kun je bedenken hoe je de voortgang op deze doelen zou kunnen meten.
Een goede KPI moet wel aan een aantal criteria voldoen:
- Je moet de KPI kunnen meten. Een KPI die niet wordt gemeten, kan geen KPI zijn. Zoek een andere manier om de voortgang op het doel te meten.
- Er moet invloed zijn op de ontwikkeling van de KPI. Je moet als organisatie of als afdeling wel invloed hebben op een indicator om het als KPI te kunnen gebruiken.
- Het moet haalbaar zijn om de KPI regelmatig te meten. Een medewerkers tevredenheidsonderzoek wordt bijvoorbeeld vaak jaarlijks uitgevoerd. Door het beperkte aantal metingen is dit geen goede KPI om op te kunnen bijsturen.
Doel en Doen KPI’s
Vaak maken wij bij het bepalen van de KPI’s onderscheid tussen Doel en Doen KPI’s.
Doel KPI’s zijn de indicatoren die het resultaat weergeven, zoals: gerealiseerde omzet, klanttevredenheid, etc. Dit zijn de uitkomsten van uitgevoerde acties.
Doen KPI’s zijn de indicatoren die de voorgang van de inspanningen en acties meten om het resultaat te bereiken, zoals: aantal aanvragen voor een product, snelheid waarmee een klantvraag wordt beantwoord.
Zowel Doel als Doen KPI’s zijn nodig in de besturing van een organisatie of afdeling. Samen bieden ze een beeld van de prestaties van de organisatie.
Een simpel voorbeeld dat iedereen wel herkent zijn mogelijke kpi’s bij je doel om af te vallen:
Doel KPI: Afvallen van 85kg naar 80kg (elke maand meet ik dit door op de weegschaal te gaan staan).
Doen KPI’s:
- 3x per week naar de sportschool
- 5000 stappen per dag zetten
- Max 2500 kcal per dag eten
KPI-boom
Een KPI-boom maakt het verband tussen de KPI’s op verschillende niveaus en afdelingen in de organisatie inzichtelijk. Het maakt duidelijk hoe de doelen van de directie door vertaald zijn naar de doelen op de werkvloer. Alle KPI’s in de organisatie moeten verband houden met een KPI op een hoger niveau. Anders krijg je situaties waarin afdelingen onafhankelijk hun eigen doelen en KPI’s gaan bepalen. In het ergste geval kunnen die afdelingen elkaar zelfs gaan tegenwerken door tegengestelde doelen te hebben.
Elke KPI een verantwoordelijke
Zorg ervoor dat voor elke KPI die je in je organisatie bedenkt, ook een eindverantwoordelijke voor deze KPI wordt bepaald. Deze persoon moet dat natuurlijk wel zelf willen en ook mandaat hebben om acties te nemen waardoor de doelen voor deze KPI gerealiseerd kunnen worden! Hiervoor stellen we per KPI een VERI (of in het Engels RACI) op:
V: Verantwoordelijk
E: Eindverantwoordelijk
R: Raadplegen
I: Informeren
KPI’s is een bouwsteen van de 5P piramide van Improvery
KPI’s is een bouwsteen in de onderste laag van de 5P piramide van Improvery: Richting geven aan verandering. De besturing van KPI’s wordt behandeld in de bouwsteen Performance Systeem. Deze wordt behandeld in een andere blog.
Op de onderste laag van de piramide staan bouwstenen waarmee wordt vastgesteld wat de richting van het continu verbeteren moet zijn.
Meer weten?
De 5P-piramide van Improvery helpt je om je organisatie stap voor stap te veranderen in een continu verbeterende organisatie. KPI’s is een belangrijke bouwsteen in deze piramide.
Wil je meer weten over KPI’s of over de 5P-piramide van Improvery, dan kun je de whitepaper downloaden op onze website of neem contact met mij op via mail of telefoon!
Wij staan voor je klaar!
[email protected]
