De Lean mythes ontzenuwd! Mythe 2 
Mythe 2 van 3; Lean = standaard werk = eindeloos hetzelfde doen in een keurslijf
Och nee, daar heb je weer zo’n “verander en lean consultant”, die komt vertellen hoe wij ons werk moeten doen! Die komt vertellen dat we “gestandaardiseerd” moeten werken en ons in een keurslijf wil drukken. Dat we Lean & Mean moeten worden! En bovenal dat we ons werk niet goed doen en dat we efficiënter en effectiever moeten werken. Dat we nóg meer moeten vergaderen en elke dag een dagstart moeten houden waardoor ik niet aan mijn werk toe kom. De consultants zeggen het niet, maar eigenlijk zit erachter dat er kosten bespaard moeten worden en dat er in het personeelsbestand gesneden moet worden. Of ik dan even mee wil helpen aan mijn eigen ontslag… Het is net alsof we aan een kalkoen vragen wat we met kerst eten…
Dit zijn zomaar enkele voorbeelden van kritische geluiden die we horen op de werkvloer wanneer wij starten met een opdracht.
“Waar het bij Lean om draait is dat de creativiteit en expertise van de medewerkers wordt ingezet om iedere dag te kijken naar de beste manier van werken. Met deze beste manier van werken stellen we onze klanten tevreden.”
Arthur Pans
En ze hebben gelijk!
Helaas komen we maar al te vaak tegen dat deze mensen gelijk hebben. Dat er eerder trajecten zijn geweest die deze “mythes” niet hebben ontkracht maar extra hebben gevoed.
Doordat ze niet kijken naar wat er echt speelt op de werkvloer, ze niet echt luisteren naar de klantvraag, ze niet echt onderzoek wat hen belemmert om het elke dag een stapje beter te doen. Voor zichzelf, de klant en het bedrijf.
In trajecten zien we ook vaak dat er niet vertrouwd wordt op de kracht en talenten van de medewerkers die werken bij deze bedrijven. Aan ons de taak om wat mythes over Lean te ontzenuwen!
Vorige week, deze week en volgende week zal ik elke week één mythe ontzenuwen. Dit zijn er maar een paar…, helaas zijn er vele mythes die de ronde doen…
Mythe 2: Lean = standaard werk = eindeloos hetzelfde doen in een keurslijf
Ik moet toegeven, Lean consultants gebruiken niet altijd de meest gelukkige termen om principes onder de aandacht te brengen. Zo hebben ze voor één van de belangrijkste punten waar het in een Lean-omgeving om draait, de volgende uitdrukking bedacht: standaard werk.
Dat riekt natuurlijk naar eindeloos hetzelfde doen, vastzitten in een keurslijf, verveeld raken. Standaard werk staat voor de meeste mensen voor werk waar je je hersenen niet bij nodig hebt. Dit is echter niet wat daarmee wordt bedoeld…
Standaard werk betekent werken volgens een standaard, zoals medisch specialisten, piloten, kernfysici en anderen in gespecialiseerde beroepen al jaren doen. Wanneer je bijvoorbeeld naar het ziekenhuis moet voor een operatie, of als je in een vliegtuig stapt, ben je waarschijnlijk blij dat het werk volgens een standaard georganiseerd is en het zich in de praktijk bewezen heeft. Stel je maar eens voor… Je ligt de operatietafel wat een chirurg nog moet uitzoeken wat zijn eerste stap is… Dat wil je natuurlijk niet.
Waar het bij Lean om draait is dat de creativiteit en expertise van de medewerkers wordt ingezet om iedere dag te kijken naar de beste manier van werken. Met deze beste manier van werken stellen we onze klanten tevreden. Niet alleen bij medewerkers in de operatie, maar ook voor bijvoorbeeld HR-medewerkers, marketingspecialisten, accountmanagers etc., geldt dat ze te maken hebben met standaard processen. Kortom: overal om ons heen vinden processen plaats.
De grap hierin is dat woordgebruik kan helpen om mensen enthousiast te maken. Zo merken wij dat bij het woord standaardisatie de hoofden gaan hangen. Als we praten over de Beste Manier van Werken, worden mensen direct enthousiast en overvallen ze elkaar met voorbeelden. We bedoelen precies hetzelfde, maar het ontvangst is compleet anders… Go figure …
Een aantal zaken die belangrijk zijn bij het opstellen van een beste manier van werken:
Een beste manier van werken moet enerzijds zo eenduidig zijn dat medewerkers echt een houvast hieraan hebben. Tegelijkertijd moet de standaard ook weer ruim genoeg zijn, zodat je als medewerker niet voor ieder apart geval een aparte standaard hoeft te ontwikkelen.
De tweede eis die aan een beste manier van werken wordt gesteld: het moet ruimte bieden voor creativiteit en eigen inbreng. Denk bijvoorbeeld aan een telefoonscript: een script waarin tot op woordniveau is voorgeschreven wat de callcenter-medewerker moet zeggen is een ramp – zowel voor de medewerker als voor de klant. Een goed script biedt een slim raamwerk om een probleem snel op te lossen en geeft de callcenter-medewerker ruimte om écht contact te maken met de klant. Dat is natuurlijk waar het om te doen is…
Sowieso geldt voor elke beste manier van werken: we houden hem tot we een betere gevonden hebben. Het formulieren van de beste manier van werken betekent dus niet dat het denken ophoudt – integendeel zelfs. Het is een beginpunt om verder te verbeteren.
Volgende week vertel ik over mythe 3: Lean = inzicht in cijfers = controle op het individu
Er zijn nog veel meer mythes die de ronde doen over Lean. Mocht je tegen een van de mythes aan lopen en hier over willen sparren, neem dan vooral eens contact op met een van onze Improverianen. Zij kunnen je als geen ander de ware aard van Lean & Continu verbeteren uitleggen!
