GAP-analyse Improvery is expert in problemen oplossen. Maar wat is eigenlijk een probleem? En hoe breng je die in kaart? Op deze pagina lees je hoe een GAP-analyse je hierbij kan helpen.
Als je het hebt over continu verbeteren, heb je het ook vaak over problemen oplossen. Het woord ‘probleem’ kent verschillende definities. Volgens Onze Taal is een probleem een ‘vraagstuk’, ‘opgave’ of ‘moeilijke, verdrietige omstandigheid’. Binnen het vakgebied van verandermanagement en LEAN gaan ook vele definities rond.
Bij Improvery hanteren we een hele simpele definitie, namelijk:
Een probleem is het verschil tussen de huidige en de gewenste situatie.
Immers, je wilt ergens naartoe als persoon of als organisatie (qua omzet, kwaliteit dienstverlening, kosten, aantal medewerkers, etc), maar op de een of andere manier sta je daar nog niet. Er zit dus een gat of kloof (Engels ‘GAP’) tussen nu en je doelsituatie. Dat is het probleem dat je wilt oplossen. Dat gat kan groot, maar ook klein zijn. We kennen daarom dus grote en kleine problemen.
Om gericht te kunnen verbeteren wil je inzicht krijgen in de GAP en de onderliggende oorzaken daarvan. Een GAP-analyse kan je daarbij helpen, maar deze haalt niet zozeer de onderliggende oorzaken van je probleem naar boven. Een GAP-analyse is vooral bedoeld om het probleem en de omvang ervan te bepalen. Je krijgt dus een beeld of je een grote of kleine uitdaging hebt. Voor de analyse van de oorzaken van je probleem kun je andere analysemethoden gebruiken, zoals de 5WHY en Ishikawa.
Er zijn uiteraard meerdere wegen die naar Rome leiden. Er is dan ook niet één goede aanpak, maar er zijn wel een aantal belangrijke zaken die onderdeel moeten zijn van de aanpak:
Maak het vooral leuk en energiek! Er zijn vele werkvormen om met de groep op een zinvolle, maar tegelijkertijd leuke, manier een beeld te maken van de huidige situatie of van de doelsituatie. Het is bovendien een mooie gelegenheid om bij de start van je project de onderlinge verbinding tussen de deelnemers te versterken, wat de samenwerking verderop in de uitwerking en aanpak van je project gaat helpen.
Zo multi-disciplinair mogelijk: hoe breder de vertegenwoordiging vanuit je organisatie is, hoe completer je analyse en hoe kleiner de kans dat je aspecten gaat missen.
Scheid de rol van facilitator en notulist. De facilitator is vooral op de interactie met de deelnemers gericht om zoveel mogelijk vragen te stellen en input uit de groep te halen. De notulist hoeft zich alleen te richten op de correcte vastlegging van de input. Zo hebben beiden de juiste focus om een goede sessie te maken.
Hanteer de 80/20 regel; je kunt uren, dagen besteden om een complete analyse uit te voeren. Er zijn altijd nog wel meer details te bedenken als je daar de tijd voor hebt. Maar meer tijd besteden levert niet per definitie meer kwalitatieve input op. Bovendien is de GAP-analyse een momentopname aan het begin van een verandertraject en de toekomst laat zich maar beperkt voorspellen. De GAP-analyse heeft dus ook een beperkte houdbaarheidsdatum. Als je met de groep het idee hebt dat je de belangrijkste dingen wel hebt (80%), ga dan aan de slag met de uitwerking van je plan van aanpak. Gedurende het traject zul je toch wel te maken krijgen met verrassingen en zullen nieuwe GAP’s ontstaan.
Wil je meer weten over het uitvoeren van een GAP-analyse, of bijv. de A3-methode waar de GAP-analyse ook onderdeel van is? Onze ervaren consultants helpen je hier graag mee! Neem vandaag nog contact met ons op vraag naar de mogelijkheden.
Meer weten over de GAP-analyse en wat het voor jouw organisatie kan betekenen? Neem dan contact op, we maken graag kennis met je!
Met onze mengerichte en integrale veranderaanpak helpen wij jouw organisatie om betere prestaties te leveren. Ons 5P-model staat centraal in deze aanpak, als leidraad voor een gedragen analyse en duurzame prestatieverbetering.
Financiële Sector: Volksbank, Onderlinge, Stater, Rabobank
Publiek: Politie, Gemeente Amsterdam, GGD
Commercieel: Leaseplan, 5CA
Organisatieadvies op maat als startpunt voor continu verbeteren. In deze blog legt Arthur uit waarom dit belangrijk is en hoe…
Praktische handvatten voor het toepassen SAFe. In deze blog zal Marc de praktische toepassing toelichten aan de hand van een…