Mensgericht procesmatig werken: zo versterken we GVB 
GVB zorgt er elke dag voor dat het openbaar vervoer in Amsterdam blijft rijden en varen. Een dienstregeling uitvoeren vraagt heel wat van een organisatie: materieel en bestuurders moeten op het juiste moment beschikbaar zijn om deze uit te voeren. Dat vraagt veel planning en bijsturing. Immers, er gebeurt altijd wel wat. Een bus met pech, een omleiding vanwege een ongeluk, demonstraties, noem maar op. Duidelijke processen, goede samenwerking en teams die snel kunnen schakelen, zijn dan erg belangrijk. Improvery ondersteunt GVB bij een groot programma om procesmatig werken te implementeren. In deze blog neemt Berend Schilstra je mee in de aanpak van dit programma.
Stap voor stap naar meer grip
GVB is een grote organisatie met veel teams en disciplines. Processen zijn niet overal even scherp vastgelegd en medewerkers hebben de afgelopen jaren veel veranderingen meegemaakt. Tegelijk is er een sterke wens om het werk beter te organiseren en meer grip te krijgen op bijv. verstoringen. Daarom is gekozen voor een pilot-aanpak die stap voor stap wordt opgebouwd. We beginnen klein, leren wat werkt en passen dit vervolgens toe op steeds meer processen.
Praktijkleren met een training op maat
Een belangrijk onderdeel van de aanpak is medewerkers van GVB leren wat procesmatig werken inhoudt, en wat dat vraagt. Daarvoor hebben we een training procesmatig werken ontwikkeld. Onderdeel van deze training is een interactieve game waarin een realistische storingssituatie wordt nagebootst. Deelnemers starten zonder duidelijke afspraken, wat bewust zorgt voor chaos. Daarna introduceren we heldere procesafspraken en ervaren teams direct het verschil: meer overzicht, betere samenwerking en sneller schakelen. De training levert niet alleen inzicht op, maar ook concrete verbeterideeën die deelnemers meteen kunnen toepassen in hun eigen werk.
Gemba walks: terug naar de werkvloer
Wat onmisbaar is in dit traject, zijn gemba walks. Dit betekent makkelijk gezegd: de werkvloer opgaan. Zo ontstaat écht zicht op hoe het werk wordt uitgevoerd en wat er leeft bij medewerkers.
Binnen GVB wordt dit ‘procesbevestiging uitvoeren’ genoemd. Immers, procesmatig werken betekent ook dat als we eenmaal hebben afgesproken wat onze standaard manier van werken is, dat we dat ook willen zien in de praktijk. We willen dus ‘bevestigd’ hebben dat wat we bedacht hebben in de praktijk ook werkt, en waarom er in gevallen wordt afgeweken. Want daar leren we weer van. Tijdens deze bevestigingen kijken we samen naar werkwijze, knelpunten en kansen voor verbetering. Niet om van bovenaf te sturen, maar om juist samen het gesprek aan te gaan over wat werkt en wat beter kan. Dat leidt tot verbeterideeën die aansluiten bij de dagelijkse praktijk. Én zorgt ervoor dat medewerkers zich gehoord voelen.
Mensen en prestaties hebben elkaar nodig
Wat deze samenwerking met GVB kenmerkt, is de bewuste focus op zowel mensen als prestaties. Die twee versterken elkaar. Duurzame verbetering ontstaat wanneer duidelijke procesafspraken hand in hand gaan met betrokken medewerkers. Daarom zien we procesmatig werken niet als iets dat ‘bovenop’ de organisatie wordt gelegd, maar als een gezamenlijke manier van denken en doen. Door medewerkers actief te betrekken bij veranderingen ontstaat draagvlak, vertrouwen én concrete vooruitgang.
Eerste resultaten en de volgende stappen
De eerste teams zijn inmiddels getraind en meerdere processen zijn ingericht en vastgesteld , samen met de medewerkers en leidinggevenden in de pilot. Ook zijn de eerste prestatiedialogen gevoerd, waardoor verbeterpunten op de juiste plek worden besproken en sneller worden opgepakt. Op dit moment werken we nog binnen twee pilot-processen binnen GVB. De komende periode richten we ons ook op het verder uitrollen van deze aanpak binnen de hele organisatie én op het borgen van procesmatig werken in het dagelijks handelen. Zo wordt verbeteren geen tijdelijk project, maar een vast onderdeel van de manier van werken binnen GVB.
We helpen jouw organisatie ook graag mee
Benieuwd hoe je grip krijgt op processen zonder de mens uit het oog te verliezen? Bekijk onze andere succesverhalen of neem gerust contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek.
Contactformulier
We nemen graag contact met je op!
