5S in een digitale werkplek 
Iedereen maakt het mee: je zoekt een document in Teams of SharePoint en je kunt deze niet vinden. Door een onduidelijke naamgeving van bestanden, bestanden met meerdere versies of een chaotische mappenstructuur loopt je frustratie op. Een half uur van je werkdag ben je al kwijt met het zoeken naar informatie.
De oplossing voor dit probleem is om de lean 5S-methodiek binnen je digitale werkplek toe te passen. 5S is een stappenplan bestaande uit: scheiden, schikken, schoonmaken, standaardiseren en systematiseren.
Scheiden
Scheiden betekent het verwijderen of verplaatsen van zaken die wel of niet nodig zijn voor werkzaamheden. Denk hierbij aan het verwijderen van inactieve of irrelevante documenten. De reden om te scheiden in een digitale werkomgeving is het verwijderen van dubbele bestanden of bestanden met meerdere versies.
Schikken
Om digitale documentatie te schikken, zijn er twee methodes:
Mappenstructuren
Een gebruikelijke manier is het opzetten van een mappenstructuur. Daarbij geeft de titel van een map weer welke informatie je daarin kunt verwachten, wat het effectief maakt om informatie te vinden.
Metadata
Een andere, en bij grotere aantallen documenten betere manier, om bestanden te schikken is het gebruik van metadata. Metadata is een label die wordt gekoppeld aan een document zodat deze terug is te herleiden, bijvoorbeeld:
- Afdeling: sales;
- Gemaakt door: Erik de Beus;
- Type bestand: handleiding.
Metadata ten opzichte van mappen
De reden dat metadata effectiever is dan een mappenstructuur kan het beste worden uitgelegd aan de hand van een voorbeeld. In dit geval willen we alle facturen terugvinden welke zijn verzonden naar klanten in de leanbranche.
In een mappenstructuur zouden we dit kunnen kiezen als opbouw:
Het nadeel is dat we elke map moeten open klikken en niet in 1 oogopslag zicht krijgen op de gezochte facturen. Bij het gebruik van metadata krijgen we het volgende overzicht:
Door te filteren op de gekozen metadata kunnen we dus in één overzicht alle documenten inzien, openen en informatie over het document zien. Dit maakt metadata een effectievere en overzichtelijker manier om documenten te schikken.
Schoonmaken
Schoonmaken is de enige S die in dit geval geen relevantie heeft. Dit betreft normaliter het schoonmaken van de werkplek (bijvoorbeeld een machine schoonmaken van olie en smeer).
Standaardiseren
Standaardiseren betreft een systeem wat de eerste 3 S-en borgt. Bijvoorbeeld door het afdwingen van naamgeving: metadata kan je laten invullen als keuzevelden. In bovenstaand voorbeeld zie je bijvoorbeeld dat de klantnaam altijd hetzelfde is geschreven. Daarnaast is het van belang om duidelijke afspraken te maken over welk veld wordt ingevuld en over het hebben van dubbele bestanden.
Systematiseren
Systematiseren, ook wel discipline genoemd, gaat over het naleven van gemaakte afspraken door middel van een controle of checklist. In digitale omgevingen zijn de mogelijkheden hiervoor behoorlijk uitgebreid. Een tip is om rapportages te creëren waardoor afwijkingen direct zichtbaar zijn. Een andere optie is een periodieke handmatige controle of de afgesproken structuur wordt aangehouden.
Conclusie
Door de 5S te combineren met een digitale werkplek vind je snel de juiste informatie op een logische locatie. Dit versnelt de processen en kennisdeling binnen een organisatie.
Wil je ook op een effectieve wijze je digitale werkplek opzetten middels 5S, of heb je verdere vragen over lean? Neem dan gerust contact met ons op.
