KATA coaching: In 5 Stappen continu verbeteren 
Continu verbeteren gaat niet vanzelf. Met behulp van 5 vaste vragen in de (dagelijkse) Kata coaching leer je medewerkers dit als vaste gewoonte. Hierdoor blijven we iedere dag verbeteren en zo doelen bereiken.
Continu verbeteren doen we al vanzelf! Toch?
Vaak wordt continu verbeteren beschouwd als iets dat vanzelfsprekend gebeurt.
“Nee hoor, daar hoeven we echt geen tijd aan te besteden. Continu verbeteren doen we hier allemaal iedere dag vanzelf”, was het verrassende antwoord van de opdrachtgever toen ik vroeg hoe we het team verder konden helpen met continu te blijven verbeteren.
Toen pas viel bij mij kwartje. Als verbeterconsultant is ‘continu verbeteren’ voor mij een tastbaar concept, iets wat je ook doet als het – op het oog – goed lijkt te gaan. Terwijl voor anderen het een lege term is en er vooral prioriteit zit in de brandjes blussen.
Maar hoe bereik je dit dan? Hoe krijg je het continu verbeteren in het systeem en hoe pas je dit zelf toe? Een concrete aanpak hiervoor is Kata coaching.
Wat is Kata?
Kata is een term die afkomstig is uit Japanse vechtsporten zoals Karate en Judo. In deze sporten betekent dit het herhaaldelijk oefenen van vastgestelde bewegingen totdat je ze helemaal onder de knie hebt. Door dit idee van Kata toe te passen in een organisatie, ontstaan er routines die een gewoonte worden voor medewerkers en de organisatie als geheel. Door deze gestructureerde routines te herhalen, kunnen individuele medewerkers, afdelingen en zelfs hele bedrijven vooruitgang boeken en blijven verbeteren.
Mike Rother introduceerde de term ‘Toyota Kata’ in zijn gelijknamige boek. Hij legt uit dat het succes van Toyota deels te danken is aan twee routines die overal in het denken en handelen van managers bij Toyota terug te vinden zijn. Deze routines zijn de verbeter-kata en de coaching kata.
De verbeter Kata
Het hoofddoel van de Verbeter Kata is om stapsgewijs verbeteringen in het werkproces te identificeren, testen en implementeren. Deze routine die teams gebruiken is bedoeld om een proces te verbeteren. Dit gebeurt op basis van de volgende vier stappen:
- Begrijp de richting
- Begrijp de huidige toestand
- Bepaal de eerstvolgende doelsituatie
- Verbeter op een gestructureerde manier in de richting van de doelsituatie (Bijvoorbeeld via Plan Do Check Act)
Coaching Kata
De Coaching Kata is een set vragen die de coach stelt aan de verbeteraar met als doel dat de ze zelf steeds beter in staat is problemen op te lossen en continu te blijven verbeteren. Het loopt parallel aan de Verbeter Kata.
- Wat is de doelsituatie?
- Wat is de huidige situatie?
- Welke belemmeringen verhinderen je om de doelsituatie te bereiken?
Met als deelvragen:
- Wat was je laatst genomen actie?
- Wat had je verwacht dat er ging gebeuren?
- Wat is er daadwerkelijk gebeurd?
- Wat heb je er van geleerd
- Wat zijn je volgende acties?
- Wanneer kunnen we gaan kijken wat je geleerd hebt met deze actie?
Resultaat van Kata
De Verbeter Kata en de Coaching Kata zijn onlosmakelijk verbonden. Medewerkers passen de Verbeter Kata toe om dagelijkse problemen op te lossen en continu te verbeteren, terwijl leiders de Coaching Kata gebruiken om effectief te begeleiden, vragen te stellen en een cultuur van leren en verbetering te bevorderen.
Dit heeft als resultaat:
- Duidelijkheid: concreet en haalbaar doel voor iedereen
- Vooruitgang: voortdurend kleine stapjes vooruit
- Flexibiliteit: de routine en regelmaat maakt dat je sneller aanpast aan veranderende omstandigheden
- Mindset: werknemers worden positief uitgedaagd en geactiveerd. Ze zijn niet bang om fouten te maken omdat je steeds bezig bent met hoe je het de volgende keer beter kan doen.
En de opdrachtgever die ‘al vanzelf’ verbeterde? Daar zijn we gestart met een A3 Problemsolving workshop en hebben we de deelnemers met hun praktijkopdracht gecoacht middels deze kata methode. De eerste concrete stap in de richting van het doel om het iedere dag beter te doen is gezet!
Wil je meer weten over hoe Kata je kan helpen je doelen te bereiken en iedere dag te verbeteren? En wil je deze leren toe te passen in de praktijk? Neem gerust eens vrijblijvend contact met ons op.
