Om te verbeteren heb je kennis van je processen nodig. Dit kun je, ook als beginner in LEAN, vrij eenvoudig verkrijgen door het toepassen van de VSM (Value Stream Mapping) methode. Oftewel de waarde van je processtappen bepalen. Deze methode helpt je bij het optimaliseren van je processen door het verminderen van verspillingen en de toegevoegde waarde van het proces te verhogen

Achtergrond

Value Stream Mapping vindt zijn oorsprong in de lean manufacturing-filosofie, die werd ontwikkeld door Toyota in de jaren 1950. Toyota’s Productie Systeem richtte zich op het elimineren van verspillingen en het optimaliseren van waarde creatie voor de klant. VSM werd een van de kerninstrumenten binnen deze filosofie, aangezien het processen helpt visualiseren en gebieden van verspilling te identificeren. Sinds 1950 is VSM een steeds meer toegepaste methode geworden in verschillende industrieën, van productie tot dienstverlening.

Waarom VSM?

Een VSM is een visuele weergave van alle stappen in je proces en geeft deze van begin tot eind weer. Het doel daarbij is om inzicht te verkrijgen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan alle stappen die doorlopen moeten worden om een declaratie in te dienen, een hypotheek aan te vragen of een verzekering af te sluiten. Het is dus van belang dat alle afdelingen die met het proces te maken hebben betrokken worden om zo tot een end-to-end weergave te komen

Voordelen van een VSM

Identificeren van verspilling: Door elke stap in een proces in kaart te brengen, kun je gemakkelijk zien waar tijd en middelen worden verspild.

Betere samenwerking: Teams werken beter samen door een gedeeld begrip van het proces en de verbeterpunten.

Verhoogde klanttevredenheid: Snellere doorlooptijden en hogere productkwaliteit dragen bij aan een betere klantervaring.

Verhoogde efficiëntie: Door knelpunten en verspillingen te elimineren, kunnen processen sneller en met minder kosten worden uitgevoerd.

Betere besluitvorming: Met duidelijke data en visuele weergaven kunnen leidinggevenden beter onderbouwde beslissingen nemen over procesverbeteringen.

Duurzame verbeteringen: structureel gebruik van VSM bevordert een cultuur van continue verbeteren, waardoor organisaties zich voortdurend kunnen aanpassen en optimaliseren.

Wil je een VSM als voorbeeld zien, incl. visualisaties? Klik dan hier.

Voorbereiding

Kies het product: Selecteer het product en bijhorend proces waarvoor je de waarde stroom wilt analyseren. Kijk daarbij als eerste naar het product en proces met de hoogste impact op je klantwaarde.

Definieer de scope: Bepaal het begin- en eindpunt van je proces en waarde stroom. Dit kan variëren van de ontvangst van grondstoffen tot aan levering aan de klant.

Bepaal het team: Stel een multidisciplinair team samen dat kennishouder is van het product en het proces en gezamenlijk kan bijdragen aan de analyse.

Definieer de klantbehoeften: Begrijp de behoeften van je klant, zoals levertijd en kwaliteit.

Optekenen van de huidige waardestroom

Verzamelen van gegevens: Verzamel real-time gegevens door direct op de werkvloer te observeren. Dit omvat cyclustijden, doorlooptijden, voorraden, en aantal medewerkers.

Teken de processtappen: Visualiseer elke processtap en de informatie- en materiaalstromen tussen deze stappen.

Analyseer de huidige prestaties: Noteer belangrijke prestatie-indicatoren zoals doorlooptijd, wachttijd, en voorraadniveaus.

Gebruik symbolen: Gebruik gestandaardiseerde symbolen om processen, opslag, transport, en informatiestromen weer te geven.

Identificeer verspillingen

Analyseer de huidige waarde stroom om verspillingen te identificeren, zoals wachttijden en herstelwerkzaamheden en geef deze weer bij de betreffende processtappen.

Teken de toekomstige waarde stroom

Visualiseer een verbeterde stroom: Ontwerp een toekomstige waarde stroom die verspillingen minimaliseert en waarde toevoegende activiteiten maximaliseert.

Introduceer pull systemen: Pas pull-systemen toe waar mogelijk om productie te laten starten op basis van klantvraag in plaats van voorspellingen.

Standaardiseer werkzaamheden: Zorg voor gestandaardiseerde werkmethodes om consistentie en kwaliteit te waarborgen.

Implementatie van kaizen: Identificeer en plan Kaizen-evenementen voor continue verbetering.

Bereken toekomstige prestaties: Bepaal de verwachte verbeteringen in prestatie-indicatoren zoals doorlooptijd en voorraadniveaus.

Maak een implementatieplan

Actieplan ontwikkelen: Stel een gedetailleerd actieplan op om de toekomstige staat te bereiken, inclusief wie verantwoordelijk is voor welke actie en binnen welke tijd.

Prioriteer acties: Prioriteer acties op basis van hun impact en uitvoerbaarheid.

Veranderbeheer: Zorg voor een plan om veranderingen effectief te beheren en om medewerkers te betrekken en te trainen.

Implementeer de veranderingen

Uitvoeren van acties: Voer de geplande acties uit volgens het implementatieplan.

Monitoren en aanpassen: Houd de voortgang van de implementatie in de gaten en pas het plan aan waar nodig om ervoor te zorgen dat de gewenste verbeteringen worden gerealiseerd.

Continue verbetering (Kaizen)

Evaluatie en verbetering: Blijf de waarde stroom regelmatig evalueren en verbeteren door nieuwe verspillingen te identificeren en Kaizen-evenementen te organiseren.

Het resultaat van een VSM

Uitvoeren van acties: Voer de geplande acties uit volgens het implementatieplan.

Monitoren en aanpassen: Houd de voortgang van de implementatie in de gaten en pas het plaEen VSM is een krachtige tool die je kan helpen om processen te visualiseren, analyseren en optimaliseren. Het elimineren van verspillingen en verhogen van efficiëntie, stelt je in staat om betere producten en diensten te leveren aan jouw klanten.

Wil je meer weten over hoe een VSM jou kan helpen je doelen te bereiken en iedere dag te verbeteren? Wil je leren hoe je een VSM kunt toepassen in de praktijk? Neem vrijblijvend contact met ons op!

Literatuur: Learning to See: Value Stream Mapping to Add Value and Eliminate Muda (Mike Rother en John Shoo)

Meer weten over het gebruik van VSM? We helpen je graag!

[email protected]