Meten en veranderen. 
Maak meten niet te complex, hou het simpel en ga aan de slag!
Wanneer je iets verandert, dan wil je graag zien wat het effect daarvan is, zodat je kunt vaststellen of je betere prestaties levert. Om dit effect te zien, zijn metingen een belangrijke basis. In deze blog benoem ik een aantal zaken waardoor je snel aan de slag kunt met het meten van veranderingen. Ik neem je mee in een voorbeeld uit de fabriek, maar ook voor kantoorwerk geldt dit voorbeeld.
“Wanneer je iets verandert, dan wil je graag zien wat het effect daarvan is, zodat je kunt vaststellen of je betere prestaties levert. Metingen zijn een belangrijke basis om dit effect te zien.“
Sybrand Hoekstra
1. Begin met het meten van je primaire prestaties
Een aantal jaar geleden kreeg ik met een aantal collega’s een rondleiding door een thee fabriek. In deze rondleiding werden we langs machines geleid die de thee in zakjes stopte. Bij een van de machines was een operator aan het werk. Aan de machine waarbij hij werkte had hij een papiertje met een simpele grafiek bevestigd. Onderstaand voorbeeld heb ik zelf getekend om jullie een illustratie te geven.
Op de grafiek stond het doel voor de operator: het aantal zakjes dat hij die dag moest maken op de machine. Van dit doel had hij een plan lijn getekend waarmee hij kon inschatten hoeveel zakjes hij per uur moest maken. Na elke batch vulde hij de realisatie in op de grafiek. Hierdoor kon de operator inschatten of hij voor- of achter op schema liep, waarbij hij eventuele bijzonderheden noteerde.
Persoonlijk vond ik dit een mooi voorbeeld om een aantal redenen:
- De operator had zowel de planning als de realisatie aangegeven in zijn planning. Dit is de echte basis om te leren, want je leert pas van metingen als je een doel hebt gesteld.
- De meting was gericht op de kern van de werkzaamheden. Geen overvloed aan KPI’s maar een duidelijke focus.
- De meting was simpel opgezet. De manier die de operator hanteert, kan iedereen direct toepassen in zijn werkzaamheden. Er is geen sprake van rapportage uit systemen of een complex Excel sheet.
- De operator noteerde bij elk meetmoment de bijzonderheden, zodat hij later kon reflecteren en leren wat de reden was van een langer durende batch bijvoorbeeld.
2. Bepalen van het effect bij een verandering – doen!
Wanneer je de huidige werkzaamheden op deze manier meet, kun je daarna bij elke toegepaste verandering bepalen wat het effect is van de geleverde prestatie. De verandering is alleen een verbetering als het effect positief is. Dat klinkt natuurlijk voor de hand liggend, maar ik zie toch vaak in projecten dat mensen iets een verandering noemen zonder het effect te meten.
Wanneer wij als Improvery helpen met het inrichten van het performance systeem, doen we dat natuurlijk niet met 1 KPI. Wat ik met dit voorbeeld wil laten zien is dat deze operator op eigen initiatief in staat was om inzichtelijk te maken wat de prestatie was en hoe deze verbeterd kon worden. Wacht dus niet af totdat het ideale dashboard voor jou is opgesteld, of totdat de meting geautomatiseerd wordt uitgevoerd.
Ik wil je uitdagen om te bedenken hoe jij jouw eigen werkzaamheden op een simpele en eenvoudige manier kan meten. Kom je er niet uit? Dan drink ik graag een kop koffie met jou om daarbij te helpen!
Wil je graag een sparren over hoe je het beste jouw werkzaamheden kan meten? Neem gerust contact op met Sybrand of een van der andere Improverianen!
[email protected] 06 – 29231778
